Po co płacić za licencję Microsoft Office, skoro można korzystać z darmowego LibreOffice? W budżetowym zestawieniu taka zamiana wygląda jak oczywista oszczędność. W prokuraturze sprawa jest jednak bardziej skomplikowana, bo dokumenty muszą zachowywać formatowanie, a arkusze kalkulacyjne mogą pomagać w analizie materiału dowodowego. Związkowcy alarmują, że darmowy pakiet nie sprosta części zadań. Prokuratura Krajowa odpowiada, że nie zamierza całkowicie rezygnować z oprogramowania Microsoftu.
Związkowcy alarmują. Chodzi o coś więcej niż wygląd dokumentów
Jak informuje „Rzeczpospolita”, sprawę nagłośnił prokurator Jacek Skała, przewodniczący Związku Zawodowego Prokuratorów i Pracowników Prokuratury RP. W piśmie skierowanym do prokuratora generalnego Waldemara Żurka sprzeciwia się on zmianom w oprogramowaniu biurowym. Jego zdaniem szukanie oszczędności na tym obszarze może utrudnić codzienną pracę prokuratorów i negatywnie wpłynąć na sprawność postępowań.
Pierwszy problem dotyczy dokumentów procesowych. Akta spraw, postanowienia i akty oskarżenia powstają często na podstawie gotowych szablonów przygotowanych w Microsoft Wordzie. Po otwarciu ich w LibreOffice Writer część elementów może zmienić położenie. Chodzi między innymi o marginesy, odstępy, tabele i przypisy. W piśmie Skała podkreśla, że w pracy prokuratora „jakiekolwiek rozjechanie się tekstu jest niedopuszczalne”. I faktycznie każdy, kto próbował otworzyć plik z MS Office w LibreOffice wie, że nie całe formatowanie zostaje poprawnie odczytane przez darmowy program.
Związkowcy zwracają również uwagę na komentarze i śledzenie zmian w dokumentach, nad którymi pracuje kilka osób. Różnice w działaniu programów mogą utrudniać wymianę uwag między prokuratorami. Wątpliwości budzi także współpraca z systemami elektronicznego zarządzania dokumentacją oraz automatyczne pobieranie metadanych i generowanie sygnatur.
Kolejny zarzut dotyczy arkuszy kalkulacyjnych wykorzystywanych przy analizie materiałów w sprawach gospodarczych. LibreOffice Calc nie zapewnia pełnej zgodności z makrami VBA przygotowanymi dla Microsoft Excel. Według autora pisma problemy mogą dotyczyć również wydajności przy przetwarzaniu ogromnych zbiorów danych, na przykład informacji o przepływach finansowych czy połączeniach telefonicznych.
Skała wskazuje ponadto na kwestie bezpieczeństwa, centralnego zarządzania oprogramowaniem i dostępności wsparcia technicznego. Podkreśla, że koszt zmiany pakietu to nie tylko cena licencji, ale również szkolenia, dostosowywanie szablonów, sprawdzanie dokumentów i usuwanie ewentualnych awarii. W swoim piśmie ostrzega, że „zaoszczędzona opłata licencyjna może zostać wielokrotnie przewyższona przez koszt czasu pracy i przestojów”.
Związkowcy domagają się wstrzymania wycofywania Microsoft Office, przeprowadzenia pilotażu i przeszkolenia pracowników. Trzeba jednak zaznaczyć, że przedstawione zagrożenia są argumentami przeciwników zmiany, a nie dowodem na to, że LibreOffice doprowadził już do błędów w konkretnych śledztwach.
Prokuratura tłumaczy, dlaczego testuje darmowy pakiet
Prokuratura Krajowa przedstawia sprawę inaczej. W odpowiedzi udzielonej „Rzeczpospolitej” jej rzecznik, prokurator Przemysław Nowak, wyjaśnił, że Microsoft Office pozostaje podstawowym oprogramowaniem biurowym w instytucji. Na jego licencje wydano w ciągu ostatnich trzech lat ponad 18 mln zł.
Powodem zmian jest między innymi zbliżający się koniec wsparcia dla Microsoft Office 2021. Ta wersja znajduje się na około 20 proc. komputerów w prokuraturze, a producent ma zakończyć jej wspieranie 13 października. Z tego względu instytucja stopniowo wymienia licencje na nowsze wersje pakietu Microsoftu.
Jak dowiedziała się „Rzeczpospolita”, równocześnie przeprowadzono testy LibreOffice, aby sprawdzić, czy bezpłatne oprogramowanie może zastąpić komercyjny pakiet na części stanowisk. Według Prokuratury Krajowej sprawdziło się ono przede wszystkim przy przygotowywaniu standardowych dokumentów. Takie zastosowanie ma pozwolić ograniczyć wydatki bez rezygnowania z bardziej zaawansowanych narzędzi tam, gdzie są one potrzebne.
Rzecznik zapewnia, że każdy prokurator, który potrzebuje rozbudowanych funkcji edytora tekstu lub arkusza kalkulacyjnego, nadal będzie mógł korzystać z Microsoft Office. Prokuratura argumentuje również, że ceny komercyjnego oprogramowania rosną, dlatego testowanie bezpłatnych alternatyw jest sposobem na racjonalne gospodarowanie środkami publicznymi.
Z oficjalnego stanowiska wynika więc, że nie chodzi o całkowite zastąpienie Microsoft Office przez LibreOffice. Prokuratura chce ustalić, na których stanowiskach darmowy pakiet wystarczy, a gdzie nadal konieczne będą płatne licencje.
LibreOffice kontra Microsoft Office. Czy oszczędności mają sens?
LibreOffice to nie przypadkowy program, który nadaje się wyłącznie do napisania prostego pisma. Pakiet obejmuje edytor tekstu Writer i arkusz kalkulacyjny Calc, a w podstawowych zastosowaniach biurowych może z powodzeniem zastąpić narzędzia Microsoftu. Nie oznacza to jednak, że oba rozwiązania są identyczne.
Różnice mają znaczenie przede wszystkim przy bardziej skomplikowanych dokumentach, rozbudowanych arkuszach i automatyzacji pracy. Dokument utworzony w Wordzie może po otwarciu w Writerze wymagać poprawek formatowania i z reguły tak się dzieje. Z kolei arkusz Excela wykorzystujący zaawansowane makra VBA trzeba sprawdzić pod kątem zgodności z Calcem. W instytucji takiej jak prokuratura dochodzi do tego integracja z używanymi systemami i wymogi bezpieczeństwa.
Nie oznacza to, że płatny pakiet jest niezbędny na każdym komputerze. Pracownik przygotowujący standardowe pisma może nie potrzebować wielu zaawansowanych funkcji. Z kolei osoba analizująca duże zbiory danych albo korzystająca ze skomplikowanych szablonów może mieć uzasadnione powody, by pozostać przy Microsoft Office.
Prokuratura Krajowa przekonuje, że chce ograniczyć wydatki bez odbierania śledczym potrzebnych narzędzi. Związkowcy obawiają się natomiast, że w praktyce zmiana przyniesie więcej problemów niż korzyści. Najważniejsze będzie więc nie to, czy LibreOffice jest darmowy, lecz czy na konkretnych stanowiskach rzeczywiście wystarczy do wykonywania powierzonych zadań.
Źródło tekstu: Rzeczpospolita, Związek Zawodowy Prokuratorów i Pracowników Prokuratury RP / Zdjęcie otwierające: Prokuratura Krajowa – gov.pl, LibreOffice