Firma Microsoft ogłosiła dodanie nowej funkcji w programach Word, Excel i PowerPoint w sieci Web. Chodzi o rozwiązanie, które już od dawna było potrzebne wielu użytkownikom, a szczególnie tym, którzy pracują w zespołach. Mowa o możliwości bezpośredniego poproszenia o dostęp do edycji. Rozwiązanie zostało wdrożone i z pewnością usprawni pracę wielu użytkownikom.
Prosta, ale potrzebna funkcja już dostępna
Proces uzyskiwania uprawnień do otwierania pliku lub folderu znamy już m.in. z usług Google. Jeżeli przy próbie otwarcia pojawia się informacja o braku uprawnień, większość osób od razu wybiera opcję Poproś o dostęp. Google pozwala również na dodanie krótkiej wiadomości tekstowej, np. z prośba o uprawnienia do edycji. Kiedy właściciel zdecyduje się na ten krok, proszący otrzymuje e-maila z informacją, że właściciel pliku przyznał dostęp.
- Przeczytaj również: Co z Windows 12? Mamy nowe informacje, lepiej usiądź
Natomiast w przypadku programów Word, Excel i PowerPoint w sieci Web osoby przeglądające pliki mogą teraz bezpośrednio poprosić o dostęp do edycji. Oznacza to koniec ze stosowaniem różnego rodzaju obejść, które ostatecznie wydłużały czas pracy np. w zespole. Użytkownicy musieli np. pobrać plik tylko do odczytu i wprowadzić edycję w kopii, a następnie udostępnić ją ponownie. Drugim rozwiązaniem był oczywiście bezpośredni kontakt z właścicielem pliku i poproszenie go o przyznanie dostępu do edycji. Metody były zdecydowanie uciążliwe i powolne.
Firma Microsoft zdecydowała się więc nareszcie na zintegrowanie opcji bezpośredniego żądania dostępu do edycji w swoich aplikacjach internetowych.
Jak to działa w praktyce?
W pierwszej kolejności należy otworzyć plik, do którego chcemy mieć dostęp w jednym z programów – Word, Excel lub PowerPoint dla sieci Web. Następnie należy wybrać opcję Wyświetlanie w prawym górnym rogu, a później opcję Poproś o większy dostęp. W tym miejscu do wyboru są dwie opcje – Poproś o możliwość edycji lub Poproś o możliwość przeglądu. Użytkownicy mają możliwość wysłania notatki do właściciela pliku (nie jest to obowiązkowe, ale możliwe).
Osoba, która wysłała prośbę, otrzyma następnie wiadomość e-mail, gdy właściciel pliku odpowie.
Żeby poprosić o uprawnienia trzeba posiadać konto Microsoft 365 Enterprise, przeglądać plik przechowywany w usłudze OneDrive lub SharePoint organizacji i mieć dobre połączenie internetowe.
- Przeczytaj również: Pakiet Office z nowymi ikonami. Microsoft 365 znów namiesza
Microsoft informuje, że zmiany uprawnień mogą potrwać dłużej w przypadku dużych lub złożonych dokumentów z kilkoma współautorami. Uprawnienia zostaną uwzględnione dopiero po zakończeniu ładowania dokumentu. Trzeba pamiętać również, że możliwość nie jest obsługiwana w widoku klasycznym w programie Word dla sieci Web.
Funkcja ta jest dostępna dla wszystkich użytkowników Enterprise korzystających z aplikacji Word, Excel i PowerPoint dla sieci Web.
Źródło: Microsoft / Zdjęcie otwierające: unsplash