Prowadzenie własnego biznesu może być niezwykle satysfakcjonujące, wiąże się często nie tylko z istotnie wyższymi zarobkami ale również z prestiżem. Jednak samodzielna księgowość to również dużo ciężkiej pracy i obowiązków które trzeba pamiętać, na przykład tych związanych z prowadzeniem księgowości.
Rachunkowość, często postrzegana jako zawiła i czasochłonna, jest jednak obszarem, którym można zarządzać samodzielnie, zwłaszcza jeśli nasza działalność gospodarcza jest niewielkich rozmiarów i polega na prowadzeniu Książki Przychodów i Rozchodów (KPiR) lub rozliczaniu ryczałtowym. W obecnych czasach istnieją narzędzia takie jak Systim.pl, które znacznie ułatwiają ten proces, co czyni samodzielne prowadzenie księgowości możliwym dla wielu przedsiębiorców.
Prowadząc niedużą działalność mamy do wyboru dwie formy prowadzenia rachunkowości – ryczałt lub Książka Przychodów i Rozchodów (KPiR). W przypadku ryczałtu księgujemy jedynie przychody, zaś w przypadku księgowości KPiR musimy księgować zarówno przychody i koszty. W związku z tym księgowość ryczałtowa jest dużo prostsza, ale też nie daje nam możliwości odliczenia kosztów. Nie musi to być jednak wadą – jeśli nie ponosimy żadnych kosztów, lub są one znikome, często dużo lepiej po prostu nie poświęcać czasu na zajmowanie się ich księgowaniem, zwłaszcza, że w przypadku ryczałtu stawki podatkowe mogą być dużo bardziej atrakcyjne niż w przypadku KPiR.
O czym trzeba pamiętać?
Każdego miesiąca przedsiębiorca obowiązany jest zadbać o terminowe wystawianie faktur sprzedaży oraz poprawne ujęcie faktur zakupowych. Na ich podstawie dokona zapisów w księgach rachunkowych. Prowadzenie KPiR i ryczałtu wymaga, by przedsiębiorca co miesiąc rejestrował wszystkie przychody i (w przypadku KPiR) koszty ponoszone w związku z działalnością. Proces ten obejmuje zarówno wpływy z tytułu sprzedaży towarów i usług, jak i wydatki związane z zakupem materiałów, opłatami za usługi, a także innymi kosztami, które mogą być zakwalifikowane jako koszty uzyskania przychodów. Na podstawie tych księgowań ustala się wysokość podstawy podatku dochodowego i oblicza podatek.
Rozliczenie podatku dochodowego to kolejny obowiązek, jaki spoczywa na barkach przedsiębiorcy. Co miesiąc lub kwartalnie należy obliczać i wpłacać zaliczki na podatek dochodowy, które bazują na różnicy pomiędzy przychodami a kosztami firmy. Prawidłowe wyliczenie tych zaliczek wymaga dokładnego uwzględnienia wszystkich przychodów oraz możliwości odliczenia wszelkich kosztów uzyskania przychodów, zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi.
Czy warto zostać płatnikiem podatku VAT?
Dla przedsiębiorców, którzy są podatnikami VAT, prowadzenie księgowości jest jeszcze bardziej wymagające. W każdym miesiącu (lub kwartale – jeśli wybraliśmy taki sposób rozliczeń) deklaracje JPK_V7 muszą być precyzyjnie sporządzane. Wymaga to szczegółowego wyliczenia należnego podatku VAT od sprzedaży oraz podatku VAT do odliczenia z faktur zakupowych. W praktyce oznacza to konieczność skrupulatnego śledzenia każdej transakcji i właściwego jej księgowania, co może być zadaniem czasochłonnym, ale jest możliwe do wykonania przy zastosowaniu metodycznego podejścia i organizacji pracy. Jednak jeśli mówimy o jednej, czy maksymalnie kilku fakturach w miesiącu, nie stanowi to już takiego problemu.
Nie każdy jednak musi być podatnikiem VAT – może to być korzystne jeśli posiadamy dużo VAT do odliczenia z faktur zakupowych. Czasem jednak warto nie zostawać podatnikiem VAT, jeśli nie mamy żadnych kosztów z tym podatkiem do odliczenia, bądź jeśli sprzedajemy do osób fizyczny – dzięki brakowi VAT możemy wtedy zaoferować klientom niższe ceny.
Ponadto, przedsiębiorcy muszą również pamiętać o regularnym obliczaniu i opłacaniu składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Składki te są obowiązkowe i ich terminowe wpłacanie jest konieczne. Jednocześnie zapewniają one zabezpieczenie socjalne przedsiębiorcy oraz zatrudnianych przez niego pracowników.
Podsumowanie – o czym pamiętać prowadząc samodzielnie księgowość?
- wystawiaj i wprowadzaj w programie księgowym faktury sprzedaży
- wprowadzaj faktury zakupu
- raz w miesiącu opłać zaliczkę na podatek dochodowy PIT
- wysyłaj co miesiąc deklarację DRA do ZUS
- opłać co miesiąc składkę ZUS
- na koniec roku wyślij deklarację PIT36 – program wygeneruje ją automatycznie
- na koniec roku dopłać brakujący podatek, lub uzyskaj zwrot w przypadku nadpłaty
Jeśli zostaniesz podatnikiem podatku VAT, to dodatkowo:
- co miesiąc wysyłaj JPK_V7 do urzędu skarbowego
- zapłać podatek VAT, lub uzyskaj zwrot w przypadku nadpłaty
Uwaga: jeśli chcesz, zaliczkę na podatek PIT możesz płacić kwartalnie. Również podatek VAT możesz płacić kwartalnie, ale dopiero po roku od rozpoczęcia działalności. W takim wypadku jednak plik JPK_V7 musisz wciąż wysyłać co miesiąc do urzędu skarbowego.
Jak wybrać program do księgowości?
W tej złożonej układance administracyjnej i finansowej pomocne mogą być rozwiązania technologiczne. Jednym z nich jest Systim.pl, kompleksowy system do zarządzania księgowością, który znacznie upraszcza procesy księgowe w firmie. Systim.pl automatyzuje wprowadzanie danych do KPiR (wystawione faktury księgują się automatycznie), umożliwia generowanie deklaracji do urzędów skarbowych i ZUS, umożliwia wysyłanie ich do urzędów jednym kliknięciem, wskazuje kwoty podatków do zapłaty, oraz usprawnia integrację wszystkich aspektów księgowości w jednym prostym interfejsie użytkownika.
Dzięki wykorzystaniu takiego narzędzia, przedsiębiorcy mogą oszczędzać czas i zmniejszać ryzyko popełnienia błędów, koncentrując się na istotniejszych aspektach prowadzenia działalności. Systim.pl posiada też inne rozbudowane funkcjonalności, takie jak OCR do odczytywania danych z faktur. Dla początkujących użytkowników na pewno zaletą będzie możliwość uzyskania wsparcia od doświadczonych księgowych – możliwość taka uwzględniona jest w cenie programu.
A może biuro rachunkowe?
Podsumowując, samodzielne prowadzenie księgowości jest jak najbardziej możliwe, jeśli przedsiębiorca dysponuje odpowiednimi narzędziami, oraz potrafi zorganizować pracę tak, aby na bieżąco wypełniać wszelkie obowiązki księgowe. Technologie takie jak Systim.pl mogą znacznie ułatwić to zadanie, a dla tych, którzy mimo wszystko czują się przytłoczeni, Systim.pl oferuje również usługi księgowe. Przy niewielkiej liczbie faktur koszt tych usług na chwilę obecną nie przekracza 119 zł netto miesięcznie, co stanowi rozsądne rozwiązanie dla małych firm poszukujących profesjonalnego wsparcia. Warto się zastanowić, czy nasz czas poświęcony na prowadzenie księgowości, uczenie się jej i bycie na bieżąco z przepisami nie jest warty poniesienia tak niedużego wydatku.
Niezależnie od ścieżki, którą wybierze przedsiębiorca, prawidłowe prowadzanie księgowości jest fundamentem stabilnego i sukcesywnego rozwoju każdej firmy, dlatego warto poświęcić temu zagadnieniu odpowiednią uwagę i środki.
Artykuł sponsorowany / Zdjęcia: Christin Hume z Unsplash