Od początku 2025 w Polsce działa system e-Doręczeń, umożliwiający wysyłanie i odbieranie listów poleconych przez Internet. Ministerstwo Cyfryzacji przypomina, że o ile adres do e-Doręczeń jest opcjonalny dla obywatelu, to dla wielu firm zarejestrowanych w KRS obowiązkiem jest jego posiadanie. Kto dokładnie ma obowiązek posiadania adresu do e-Doręczeń?
Które firmy muszą mieć adres do e-Doręczeń? Rząd odpowiada
e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego z potwierdzeniem odbioru. Jeżeli obywatel chce założyć sobie specjalny adres oraz skrzynkę, musi złożyć odpowiedni wniosek za pośrednictwem witryny mobywatel.gov.pl. Od stycznia do posiadania stosownego adresu e-Doręczeń zobowiązane są między innymi urzędy, instytucje publiczne oraz nowopowstające firmy. Od 1 kwietnia tego roku do założenia adresu do e-Doręczeń zobowiązane zostaną przedsiębiorstwa wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS.
Która firma będzie musiała mieć adres do e-Doręczeń od 1 kwietnia 2025 roku? Każda wymieniona w art. 36 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, w tym w szczególności:
- spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
- spółki akcyjne
- proste spółki akcyjne
- spółki europejskie
- spółki jawne
- spółki komandytowe
- spółki komandytowo- akcyjne
- spółki partnerskie
- spółdzielnie
- spółdzielnie europejskie
- towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych
- towarzystwa reasekuracji wzajemnej
fundacje oraz stowarzyszenia posiadające osobowość prawną – w przypadku, gdy oprócz posiadania wpisu do rejestru stowarzyszeń i fundacji są wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS (a więc gdy prowadzą działalność gospodarczą).
Jakie są zalety e-Doręczeń?
e-Doręczenia to całkiem sporo zalet względem tradycyjnego systemu pocztowego, produkującego każdego roku tony makulatury. Jednocześnie są one równoważne prawnie z tradycyjnymi przesyłkami poleconymi. Za pomocą e-Doręczeń można odbierać wezwania, decyzje i zawiadomienia, a także składać wnioski i dokumenty do instytucji publicznych.
Jak podaje Ministerstwo Cyfryzacji, firmy dzięki e-Doręczeniom:
- Nie ponoszą wydatków na zakup znaczków, drukowanie oraz przygotowanie urzędowej korespondencji do wysyłki.
- Oszczędzają czas, ponieważ nie muszą osobiście odwiedzać placówki pocztowej.
- Mogą odbierać i wysyłać korespondencję elektronicznie – z każdego miejsca i o dowolnej porze.
- Otrzymują natychmiastowe powiadomienia o nowej korespondencji.
- Mają dostęp do cyfrowych potwierdzeń nadania przesyłek oraz możliwość śledzenia ich statusu.
- Korzystają z gwarancji poufności i bezpieczeństwa korespondencji.
- Mogą zintegrować usługę ze swoimi systemami kancelaryjnymi.
Jak założyć adres do e-Doręczeń?
Podmiotem odpowiedzialnym za świadczenie usługi e-Doręczeń jest Poczta Polska. Aby umożliwić sobie komunikację z administracją publiczną za pośrednictwem e-Doręczeń, można założyć specjalny adres (ADE) na stronie biznes.gov.pl.
Przedsiębiorcy, którzy chcą wysyłać elektroniczne listy polecone nie tylko do instytucji publicznych, ale także do innych osób i firm posiadających ADE, mogą skorzystać z usług certyfikowanych dostawców.
Źródło: Ministerstwo Cyfryzacji, zdj. tyt. Poczta Polska