Przyszłość pracy to elastyczność, a jej kluczowym elementem jest odpowiednia technologia biurowa. Już teraz warto zadbać o narzędzia i programy biurowe, które pozwolą firmom działać sprawnie i zapewnią pracownikom środowisko, w którym będą mogli się rozwijać.
Badania pokazują, że szczęśliwi pracownicy są o 13% bardziej produktywni. Technologie są tylko jednym z elementów układanki zadowolenia pracowników i dobrego samopoczucia w hybrydowym miejscu pracy. Nikt nie może być szczęśliwy czy produktywny, jeśli narzędzia, które używa, jest przestarzałe, skomplikowane do nauczenia lub cechuje się okropnym interfejsem użytkownika. W tym artykule przyjrzymy się najlepszym programom biurowym, mogą znacząco poprawić wydajność w pracy.
1. Microsoft Teams – platforma współpracy zespołowej online
Microsoft Teams to aplikacja do współpracy zespołowej opracowana przez firmę Microsoft w ramach rodziny produktów Microsoft 365. Oferuje ona czat w przestrzeni roboczej i wideokonferencje, przechowywanie plików oraz integrację aplikacji i usług własnych i innych firm.
Microsoft Teams jest najłatwiejszy w użyciu jako aplikacja komputerowa dla macOS lub Windows. Istnieją również wersje mobilne na urządzenia z systemem Android i Apple iOS, które działają dobrze, gdy jesteś w ruchu. Jednak aplikacje stacjonarne i internetowe są łatwiejsze w nawigacji.
Ciekawy fakt: Stanem na styczeń 2023 r. Microsoft Teams miał około 280 milionów użytkowników miesięcznie.
2. Google Drive – chmura do przechowywania plików
Google Drive to serwis do przechowywania, edycji i synchronizacji plików, który został opracowany przez firmę Google. Jego funkcje obejmują przechowywanie plików online, udostępnianie plików i wspólną edycję. Google oferuje wszystkim użytkownikom początkowe 15 GB przestrzeni dyskowej online dostępnej dla trzech najczęściej używanych usług:
- Dysk Google;
- Gmail;
- Zdjęcia Google.
Użytkownicy mogą rozszerzyć swoją przestrzeń dyskową poprzez płatny miesięczny plan subskrypcji. Dokumenty korzystające z natywnych formatów Dokumentów Google (w tym .gdoc, .gslides i .gsheet) nie wliczają się do tego limitu.
Ciekawy fakt: Google Drive został zaprezentowany 24 kwietnia 2012 roku. Według przedstawicieli Google, od listopada 2013 r. do maja 2019 r. liczba aktywnych użytkowników wzrosła ze 120 milionów do ponad 1 miliarda osób.
3. PDF Guru – wszechstronne narzędzie do pracy z PDF
Internetowa platforma PDF Guru pozwala na kompleksowe zarządzanie dokumentami. Niektóre z jej głównych narzędzi obejmują:
- Opcja edytowania do pracy ze zdjęciami czy obrazami, tekstem i innymi elementami dokumentów.
- Opcja konwersji plików PDF do i z różnych formatów.
- Opcja połączenia plików PDF do bezpiecznego łączenia plików PDF w jeden.
- Opcja kompresji plików PDF w celu zmniejszenia rozmiaru dokumentu.
- Ochrona plików PDF hasłem i wiele innych.
Jedną z podstawowych zalet tego narzędzia jest łatwa kompatybilność z różnymi urządzeniami i systemami operacyjnymi. Z usług platformy PDF można korzystać na urządzeniach Apple, Android, Linux, Windows, Mac OS X. Tego typu aplikacje biurowe nie wymagają pobierania i działają z poziomu dowolnej przeglądarki. Nie jest przy tym wymagana żadna konfiguracja.
4. LastPass – najlepszy menedżer haseł
LastPass to program do przechowywania haseł opracowany przez firmę LastPass. Istnieje on jako wtyczka do przeglądarek Internet Explorer, Google Chrome, Opera, Maxthon, Mozilla Firefox, Apple Safari oraz Microsoft Edge. Hasła w LastPass są szyfrowane algorytmem AES-256, przechowywane w chmurze i mogą być synchronizowane między urządzeniami.
LastPass posiada również wypełniacz formularzy, który pozwala na zautomatyzowane wprowadzanie haseł i wypełnianie danych. Wtyczka obsługuje generowanie haseł, nieudostępnianie danych i logowanie do stron internetowych. Automatyzacja zarządzania hasłami i formularzami znacznie usprawnia codzienne prace biurowe.
5. Toggl Track – narzędzie do śledzenia czasu pracy
Toggl Track to wygodna aplikacja do śledzenia czasu. Aplikacja jest serwisem do śledzenia czasu i raportowania zadań i projektów. Czas można śledzić za pomocą przycisku start/stop, przeciągania i upuszczania, ręcznego wprowadzania oraz zmiany rozmiaru bloków czasowych w widoku kalendarza. Dzięki rozszerzeniu do przeglądarki Toggl Track posiada integrację z ponad 100 stronami internetowymi.
Rejestry czasu i aktywne liczniki czasu są synchronizowane w czasie rzeczywistym za pośrednictwem chmury z witryną internetową i różnymi aplikacjami. Funkcje raportowania pozwalają użytkownikom śledzić czas spędzony na różnych projektach i analizować produktywność.
6. ClickUp – kompleksowe narzędzie do zarządzania projektami
ClickUp to oprogramowanie do zarządzania projektami z funkcjami obejmującymi zadania, tablice, arkusze kalkulacyjne i współpracę nad dokumentami na ujednoliconej platformie. Pomaga w organizacji pracy zespołowej i monitorowaniu zadań na jednej, zintegrowanej platformie. Oferuje integrację z popularnymi narzędziami, jak Slack, Google Drive, oraz pozwala na pełną personalizację interfejsu.
Notatka: Program został stworzony przez Zeba Evansa i Alexa Yurkowskiego w 2017 roku. Z platformy ClickUp korzystają takie organizacje jak Spotify, IBM i Logitech.
7. Slack – serwis komunikacji zespołowej
Slack to korporacyjny messenger. Gromadzi on dyskusje w tematach ogólnych (kanałach), prywatnych grupach i prywatnych wiadomościach w jednym oknie. Program ma własny hosting, tryb podglądu obrazu i umożliwia przeszukiwanie wszystkich wiadomości jednocześnie.
W darmowej wersji Slack obsługuje nieograniczoną liczbę użytkowników, integrację z 5 zewnętrznymi serwisami i przeszukiwanie do 10 000 wiadomości w archiwum. Messenger jest kompatybilny z ponad 150 zewnętrznymi aplikacjami. Posiada kilka funkcji bezpieczeństwa, a wszystkie wiadomości i pliki są chronione przez szyfrowanie.
Ciekawy fakt: Pierwszego dnia testów w systemie zarejestrowało się 8 tys. firm. W 2020 r. z usługi korzystało 750 tys. firm i 12 mln użytkowników.
Nasze wnioski
Opisane powyżej najpopularniejsze programy komputerowe te nie tylko poprawiają komunikację, ale również automatyzują zarządzanie projektami, zwiększają bezpieczeństwo danych i ułatwiają organizację. Integracje z innymi aplikacjami stają się nieodzownym elementem nowoczesnych narzędzi, co pozwala firmom optymalizować swoje procesy. Warto również zwrócić uwagę na personalizację funkcji, co pozwala dostosować programy do specyficznych potrzeb każdej organizacji.
Artykuł sponsorowany na zlecenie PDF Guru