Pakiet Office to aplikacje, które zna cały świat: Word, Excel, PowerPoint i opcjonalnie Outlook. Sam Office jednak nie sprawdzi się jako pakiet bezpiecznej pracy w sieci, ponieważ funkcjonuje bezpośrednio w połączeniu z konkretnym urządzeniem, bez dostępu do chmury. Dlatego na rynek zostały wprowadzone biznesowe licencje Microsoft 365, poszerzające zakres obsługiwanych urządzeń i służbowych środowisk.
Bezpieczny obieg dokumentów z Office 365
Chmura wprowadzona do środowiska Office radykalnie zmieniła sposób pracy nad dokumentami i pozwoliła oszczędzać czas. Do tego gwarantuje użytkowanie zawsze aktualnych wersji plików. Jak to możliwe?
Jeszcze do niedawna popularną metodą nanoszenia poprawek w dokumentach i arkuszach było wysyłanie plików mailem, poprawianie ich i odsyłanie zaktualizowanej wersji. Ta nowa wersja była oczywiście osobnym plikiem, więc im więcej takich praktyk w związku z jednym dokumentem, tym większy bałagan mieliśmy do ogarnięcia.
Funkcja udostępniania plików w ramach dysku OneDrive eliminuje takie scenariusze, które wydłużają czas pracy i komunikacji. Mamy jednocześnie pewność, że udostępniony plik jest jeden i wszystkie poprawki zapisywane są od razu niezależnie od miejsca czy typu urządzenia, z którego zostały wprowadzone.
Jaki ma to związek z bezpieczeństwem firmy w sieci? Sam fakt, że wrażliwe dane nie są wysyłane mailowo „na zewnątrz”, a wszystko działa w jednej szyfrowanej chmurze, to znaczący krok w stronę troski o bezpieczny obieg służbowych dokumentów. Dzięki temu mamy bezpośredni wpływ na to, kto ingerować w treść plików i je odczytywać, a każde zmiany można powiązać z konkretnym pracownikiem.
Bezpieczna praca w chmurze dla całego zespołu
Praca nad firmową dokumentacją w ramach szyfrowanej chmury Microsoftu pozwala określić, komu konkretnie udostępniamy pliki i na jakich zasadach: tylko do odczytu lub z możliwością edytowania.
Takie rozwiązanie pozwala wyeliminować dostęp do dokumentu osób spoza firmy oraz pracowników, którzy nie powinni mieć wglądu w określone treści. Podczas udostępniania wystarczy wskazać upoważnione osoby, nadać uprawnienia i wysłać powiadomienie. W tych trzech krokach rozpoczynamy wspólną pracę nad plikiem w czasie rzeczywistym.
Kopia zapasowa danych z chmurowym dyskiem OneDrive
OneDrive jest bezpiecznym dyskiem chmurowym zapewniającym płynny obieg dokumentów w firmie. To jednak nie jedyna z jego zalet, które znacznie zwiększają bezpieczeństwo biznesowych zasobów. Wykonywanie kopii zapasowych, tzw. backupów, to coraz częściej doceniany środek bezpieczeństwa, dzięki któremu eliminujemy ryzyko trwałej utraty ważnych dokumentów.
Aplikacji wykonujących regularne kopie zapasowe urządzeń jest na rynku wiele. Jeśli jednak korzystamy z rozwiązań Microsoft Office 365 i mamy OneDrive, to czemu nie wykorzystać go do backupu?
Przyczyn utraty danych może być wiele. Od tych najbardziej radykalnych, jak włamanie i atak cyberprzestępców, po te prozaiczne, wynikające z czynnika ludzkiego, jak np. nieumyślne skasowanie plików przez pracownika.
Obie przyczyny mają ten sam skutek – utratę plików, które mimo wszystko mogły być jeszcze potrzebne. Przechowywanie dokumentów na OneDrive w takich sytuacjach okazuje się cenną pomocą, ponieważ domyślne ustawienia aplikacji pozwalają na odzyskanie usuniętych zasobów do 30 dni od ich skasowania i przywrócenie wybranych elementów na dowolnym urządzeniu.
Logowanie wieloskładnikowe: Microsoft Authenticator
Uwierzytelnienia wieloskładnikowego użyjesz nie tylko w powiązaniu ze środowiskiem Microsoft 365. Aplikacje do logowania dwuetapowego, jak np. Microsoft Authenticator współpracują z wieloma zewnętrznymi systemami.
Schemat działania autoryzacji wieloskładnikowej jest prosty i jednocześnie uniemożliwia dostanie się do kont pracowników przez niepowołane osoby. Oprócz standardowego logowania nazwą użytkownika i hasłem, wymagana jest interakcja z mobilną aplikacją, która generuje jednorazowe kody. Oznacza to, że każda nowa próba logowania z nieznanego urządzenia czy podejrzanej lokalizacji wymaga dostępu do konkretnego urządzenia mobilnego.
Logowanie wieloskładnikowe: Microsoft Authenticator
Jak takie rozwiązanie zapewni firmie bezpieczeństwo w sieci? Jak wspomnieliśmy wcześniej, firmowa chmura ma istotne znaczenie w zakresie przepływu dokumentacji i jej bezpiecznego przechowywania. Ataki hakerskie coraz rzadziej dotyczą zawartości konkretnych komputerów i dlatego skupienie się na ochronie służbowych kont jest jak najbardziej zasadne.
Weryfikacja dwuetapowa na chwilę obecną jest najskuteczniejszą i najtańszą z metod ochrony kont, dlatego warto poświęcić jej uwagę.
Zaawansowana ochrona i kontrola firmowych urządzeń
Praca coraz częściej wymaga od nas mobilności i dostępności niezależnie od miejsca przebywania. W firmach stosowane są różne praktyki: pracownicy mają służbowe komputery i smartfony lub korzystają z osobistych urządzeń w celach służbowych.
Zarówno pierwsze, jak i drugie podejście wiążą się z koniecznością odpowiedniego zabezpieczenia sprzętu używanego w celach biznesowych. Przydatne okazują się takie funkcje, jak:
- zabezpieczenie przed utratą danych,
- zdalna konfiguracja urządzeń,
- wykrywanie błędów w zabezpieczeniach,
- selektywne czyszczenie służbowych danych,
- ochrona dostępu do firmowej poczty,
- zdalne blokowanie urządzenia przez administratora.
Może to brzmieć jak próba stałego monitoringu pracownika za pomocą używanych przez niego urządzeń. Wykorzystanie zaawansowanych narzędzi do ochrony firmowych zasobów oznacza dla użytkownika zapewnienie należytego bezpieczeństwa i ochrony podczas logowania i przy wykonywaniu codziennych obowiązków.
Jakie narzędzia zapewniają wymienione wyżej funkcje? Jeśli zamierzasz wprowadzić rozbudowany system zarządzania firmowymi aplikacjami i urządzeniami, rozważ wdrożenie platformy Microsoft Enterprise Mobility + Security lub Microsoft Intune, które funkcjonują jako oddzielne licencje lub jako część licencji Microsoft 365 Enterprise.
Czy Microsoft Office 365 nadaje się do bezpiecznej pracy w sieci?
Pakiety Microsoft Office 365 są rozbudowanym środowiskiem aplikacji biurowych i platform zwiększających efektywność pracy z zachowaniem zaawansowanych środków bezpieczeństwa.
Rodzajów licencji jest wiele, natomiast najchętniej wybierane przez przedsiębiorstwa, to:
- Microsoft 365 Business Basic – chmurowy pakiet Office 365,
- Aplikacje Microsoft 365 dla firm – podstawowy pakiet aplikacji Office z chmurą,
- Microsoft 365 Business Standard – pakiet Microsoft poszerzony o środowisko Teams i Exchange.
- Niezależnie od tego, czy jesteś w biurze, w terenie czy w domu – Twoje dane należą do Ciebie, ponieważ przechowujesz je w chmurze Microsoft i masz je zawsze na wyciągnięcie ręki:
- osobiste pliki na OneDrive,
- pocztę e-mail w Outlooku,
- kontakt z pracownikami przez MS Teams.
Czy Office 365 jest bezpieczny? Tak. Wszystkie dane przechowywane w chmurze Microsoftu są szyfrowane, a poczta zabezpieczona jest systemem antyspamowym. Z OneDrive utworzysz backup najważniejszych plików, do których dostęp uzyskasz dzięki logowaniu wieloskładnikowemu.
To wszystko wykonasz jako użytkownik Microsoft 365. Pamiętaj, że z drugiej strony administratorzy IT będą działać i zabezpieczać Twoje środowisko pracy od zaplecza.
Artykuł sponsorowany