Z przyzwyczajeniami trudno wygrać. Jeśli do tej pory zlecaliśmy zadania ustnie czy poprzez e-mail, przypominając o nich przy wspólnej kawie czy na komunikatorze, może nam się to wydawać dobrym sposobem na współpracę. Świat jednak idzie do przodu, zadań przybywa, a najlepsi kandydaci nieraz znajdują się na drugim końcu kraju czy kontynentu. I wtedy właśnie okazuje się, że nie pamiętamy, kto zajmuje się danym zadaniem ani czy w ogóle zostało ono zlecone, a wśród tysięcy maili nie łatwo to ustalić.
Receptą na ten i wiele innych problemów może okazać się program do zarządzania projektami. Brzmi poważnie, skomplikowanie i drogo? Tutaj dobra wiadomość – takie narzędzia również ewoluowały. Nie brakuje miłych dla oka, prostych w obsłudze i, co dla wielu najważniejsze, tanich lub nawet całkowicie darmowych aplikacji tego typu.
I właśnie za ich pomocą firma, z niemal dowolnej branży, może wkroczyć w nową erę, podnieść efektywność współpracy i zyskać nowe możliwości.
Fortask – polska aplikacja do zarządzania projektami w firmie
Programów do zarządzania zadaniami jest wiele – jedne są bardzo proste i darmowe, ale nie oferują zbyt wiele. Inne z kolei są przeładowane opcjami, z których nigdy nie skorzystamy. Tutaj całkiem ciekawą propozycją wydaje się program do zarządzania projektami Fortask. Jest to nowa aplikacja tego typu i ciągle znajduje się w fazie rozwoju. Dodatkowo cieszy fakt, że jest to dzieło polskiej firmy!
Jak nietrudno się domyślić, program jest dostępny w języku polskim i ma polską pomoc techniczną. Korzystanie z niej jednak nie powinno być potrzebne – interfejs nie straszy milionem opcji, a twórcy zadbali o krótki onboarding. Co jednak chyba najważniejsze – Fortask jest ogólnodostępny i ma darmowy plan. Z aplikacją możemy więc zapoznać się bez żadnego ryzyka i konieczności podpinania karty płatniczej.
Przejdźmy jednak do rzeczy – co oferuje program do zarządzania projektami Fortask oraz jak i gdzie można to wykorzystać?
Organizacja i automatyzacja
Program do zarządzania projektami Fortask pozwala na stworzenie dowolnej liczby projektów i zadań. Projekty można zaś grupować w obrębie katalogów, co ułatwia utrzymanie porządku. Do czego wykorzystamy dawane możliwości?
Tutaj ograniczeniem jest tylko wyobraźnia. Sam proces tworzenia nowych projektów jest krótki, przejrzysty i nie wymaga żadnej specjalistycznej wiedzy.
Twórcy postawili na prostotę i nie zasypują użytkownika setkami opcji. Niezbędne minimum to wprowadzenie nazwy. Można też wskazać domyślnych obserwatorów zadań, włączyć kontrolę czasu, wymusić użycie szablonów czy wskazać osoby uprawnione do obserwowania lub wykonywania zleceń. I już! Później dostępnych opcji jest więcej, ale nie trzeba się w nie zagłębiać, by rozpocząć pracę.
Aplikacja do zarządzania projektami Fortask stawia na sprawdzoną, trójstopniową strukturę – projekt, zadanie i, ewentualnie, podzadania. Jest ona w pełni wystarczająca do sprawnej organizacji pracy niezależnie od branży. Tym, co zdecydowanie ułatwia życie, są szablony zadań. Chyba w każdej branży są aktywności, które się powtarzają i powinny być wykonane w sposób zorganizowany.
Wycena dla klienta? Podsumowanie miesiąca? Recenzja laptopa? Wszystkie te zadania obejmują szereg czynności, które po prostu muszą się zadziać. I tutaj twórcy programu do zarządzania projektami Fortask wiedzą, jak zaoszczędzić czas i jednocześnie zadbać o proces, i udostępniają opcję w postaci szablonów zadań.
Definiując szablon możemy w jego ramach stworzyć np. predefiniowane podzadania, checklisty czy wymusić uzupełnienie takich informacji jak data wykonania, czy… opis. W ten sposób dbamy o jakość zleceń i firmowe standardy. Autor nie musi się zastanawiać, czy zawiera wszystkie niezbędne informacje, bo bez nich nie stworzy zlecenia. Wykonawca może wykorzystać program do pracy zdalnej, uzyskując komplet potrzebnych danych z dowolnego miejsca na świecie.
Co więcej, raz opisane podzadania będą dołączane do nowych zleceń danego typu, będąc swego rodzaju checklistą. Ułatwia to zleceniobiorcy zadbanie o jakość także po jego stronie i dzieje się w sposób w pełni zautomatyzowany. Oczywiście tworzenie szablonów zadań nie jest konieczne. Jednak jest to więcej niż pewne, że prędzej czy później zaczniecie z nich korzystać – to realna oszczędność czasu i wyższa jakość pracy.
Wszystko pod kontrolą – plan i wykonanie
Nawet w start-upie pracującym w metodykach zwinnych, tzw. “spontan” prędzej czy później przestaje się sprawdzać. Aplikacja do zarządzania projektami Fortask ułatwia nie tylko organizację zadań, ale i ich sprawne planowanie. Znajdujące się w backlogu zlecenia można agregować w obrębie planów pracy. Mogą one obejmować dowolny horyzont czasowy – tydzień, miesiąc, kwartał czy półrocze.
Jeśli dodamy do zadań i podzadań przewidywany czas, jaki mogą nam zająć, program automatycznie skoreluje sumaryczny czas niezbędny na ich wykonanie z tzw. pojemnością zespołu. Jest ona niczym innym jak liczbą roboczogodzin skorygowaną o dni wolne i urlopy, z podziałem na poszczególne osoby. Błyskawicznie możemy zatem ocenić, czy ktoś nie jest nadmiernie obciążony lub ma wolne przebiegi i damy radę podjąć dodatkowe zlecenie.
Progres poszczególnych zadań jest z kolei widoczny jak na dłoni na wykresie spalania. Daje on ogląd, czy prace posuwają się zgodnie z planem, czy też trzeba zewrzeć szyki i przyspieszyć. Więcej informacji dostarczają tablice. Tablica zadań pozwala spojrzeć na tzw. szerszy obraz – które zadania są już w trakcie realizacji, które są gotowe, a które jeszcze nie zostały podjęte.
Z kolei szczegółów dowiemy się z tablicy podzadań, gdzie poszczególne zlecenia są rozbite na czynniki pierwsze. I to na niej zobaczymy, czy “W trakcie” oznacza “podjęto pierwsze zadanie” czy raczej “jesteśmy na ostatniej prostej”. Gdy podzadań jest dużo, z pomocą przychodzą filtry. Można ograniczyć podzadania do danego wykonawcy, autora czy na przykład tych, które są już po terminie wykonania.
Posortowanie ich po datach utworzenia, aktualizacji, terminach wykonania czy priorytetach to kwestia jednego kliknięcia. To sprawia, że wystarczy odrobina dobrych chęci, by w porę reagować na problemy, wspierając zespół i usuwając przeszkody zanim te przełożą się na stres i nadgodziny. Opcji filtrowania i sortowania nikomu nie powinno zabraknąć.
Komunikacja i jedno źródło prawdy
To, co sprawia, że Fortask to kompletna aplikacja do zarządzania zadaniami w firmie i program do pracy zdalnej, to łatwa komunikacja. Każde z zadań możemy komentować, oznaczając zainteresowane osoby. Te wówczas dostaną powiadomienie zarówno w aplikacji, jak i na maila. Jeśli z kolei potrzebujemy szybko coś ustalić – dostępny jest wewnętrzny czat.
Nie trzeba zatem korzystać z kilku narzędzi, przełączać się między oknami i pamiętać, gdzie i co zostało ustalone – wszystko mamy w jednym miejscu. I nawet, jeśli opis nie zostanie zaktualizowany, ślad w historii zadania czy czatu pozostaje. Co więcej, program wersjonuje komentarze, co skutecznie ogranicza pole do nadużyć.
Każda aktualizacja zadania, czy to w formie komentarza, czy zmiany jego opisu, daty wykonania lub estymacji, jest sygnalizowana także na tablicy. Czy da się ją zatem przeoczyć? Tak, ale trzeba się naprawdę postarać. W zasadzie jedyne, czego młodszemu pokoleniu mogłoby zabraknąć to emotki. Kciuk w górę jako reakcja na komentarz? To jeszcze nie jest możliwe.
Polak potrafi!
Program do zarządzania projektami Fortask to powiew świeżości na dość zatłoczonym rynku trackerów. Jest szybki, prosty w obsłudze i wdrożeniu, a jego twórcy ciągle go rozwijają. I robią to z głową, starając się dostarczyć produkt, który rzeczywiście przynosi wartość użytkownikom. Pozwala bowiem w łatwy sposób planować i organizować pracę, zadbać o proces i jakość pracy, a jednocześnie zaoszczędzić sporo czasu.
fot. Kurious / Pixabay
Jednocześnie nie brakuje bardziej zaawansowanych opcji dla bardzo dużych organizacji, a dzięki zintegrowanej platformie do komunikacji, nic nie stoi na przeszkodzie, by uczynić z niego program do pracy zdalnej. A ta, jak wiemy, to już podstawa w wielu branżach i nierzadko jedyna opcja dotarcia do najlepszych specjalistów czy nawet utrzymania ciągłości działania w krytycznych sytuacjach.
Co warto podkreślić, Fortask to aplikacja do zarządzania zadaniami, która jest dostępna dla każdego. Twórcy są pewni swego i udostępniają bezpłatny, nieograniczony czasowo plan, który pozwala na zapoznanie z platformą. Nie rozpoczynają przy tym relacji od prośby o dane karty kredytowej, tak “na wszelki wypadek”. Próg wejścia jest zatem praktycznie zerowy, więc warto przekonać się, co polski produkt potrafi.
Artykuł powstał przy współpracy z firmą Fortask